Seit dem 27. November akzeptiert der Bund nur noch E-Rechnungen. Auch Länder und Kommunen akzeptieren diese elektronische Rechnung. E-Rechnungen sind digitale Rechnungen mit strukturierten Daten. Diese lassen sich von einlesenden Programmen direkt weiterverarbeiten. Reine PDF-Dateien, wie beim digitalen Rechnungsversand per E-Mail, gehören nicht dazu.
Um Ihnen den Einstieg in die Thematik zu erleichtern, finden Sie im Folgenden die Antworten auf häufig gestellte Fragen zur digitalen Bezahlung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine eingescannte Rechnung oder eine Rechnung im PDF-Format. Eine E-Rechnung wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen und besteht aus strukturierten Rechnungsdaten, die von Softwareprogrammen eingelesen und automatisch weiterverarbeitet werden können. In der europäischen Norm EN 16931 sind Inhalte und Format der E-Rechnung europaweit einheitlich festgelegt.
Ab wann muss ich E-Rechnungen erstellen?
Wenn Sie Auftragnehmer der Bundesrepublik Deutschland (Bundesbehörden und Ministerien) sind, müssen Sie ab dem 27. November 2020 Ihre Rechnungen in digitaler strukturierter Form einreichen. Landesbehörden, Kommunen und privatwirtschaftliche Auftraggeber haben zur Zeit noch keine verbindlichen Termine festgelegt.
Ausnahme: Für Direktaufträge unter 1.000 € Nettoauftragswert müssen keine E-Rechnungen erstellt werden.
Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?
Die von Ihnen verwendete kaufmännische Software sollte rechtzeitig eine Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen anbieten. Dabei muss das Datenaustauschformat der E-Rechnung den Vorgaben der öffentlichen Verwaltungen entsprechen. Alternativ können Sie die strukturierten Rechnungsdaten auch manuell auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Bundesverwaltungen eingeben.
Wichtig: In allen Fällen müssen Sie dafür sorgen, dass die E-Rechnungen im gesendeten Format unveränderbar aufbewahrt werden (revisionssichere Archivierung).
Welche Datenaustauschformate gelten?
Die Bundesverwaltungen akzeptieren E-Rechnungen in den Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD sowie andere Formate, die der europäischen Norm für E-Rechnungen (EN 16931), der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-Rech-VO) vom 18. Oktober 2017 und den Nutzungsbedingungen der ZRE entsprechen.
Die Landesbehörden, Kommunen und die Privatwirtschaft werden sich voraussichtlich diesen Formaten anschließen, können aber auch abweichende Regeln festlegen.
Auch die ITG SÜD KG arbeitet mit ZUGFeRD und einem zur X-Rechnung kompatiblem Format.
Wie kann ich eine E-Rechnung übermitteln?
Bei Aufträgen der Bundesverwaltung müssen die E-Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingereicht werden. Für die Nutzung muss sich der Rechnungssteller bei der ZRE registrieren.
So können Sie eine E-Rechnung an die ZRE übermitteln:
• Sie versenden die E-Rechnung direkt aus Ihrer kaufmännischen Software an die ZRE.
• Sie laden eine vorab erstellte E-Rechnung manuell auf der ZRE hoch.
• Sie erfassen die Rechnungsdaten manuell in einer Eingabemaske der ZRE.
Für Fragen zum zentralen Rechnungseingang des Bundes steht Ihnen ein Bürgerservice montags bis freitags von 8:00 bis 16:00 Uhr zur Verfügung (Tel. 030-18681-10101).
Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
Die Einführung der E-Rechnung ist eine Modernisierungsmaßnahme, die Ihr Unternehmen beim Thema Digitalisierung voranbringen kann. Prüfen Sie gleich, ob Sie weitere Abläufe der Rechnungslegung verbessern können. Außerdem sparen Sie Druck-, Papier- und Versandkosten. Auf Seiten des Auftraggebers passieren weniger Fehler, weil die Rechnungsdaten nicht mehr manuell erfasst werden. Die automatisierte Bearbeitung sollte für eine schnellere Bearbeitung und Freigabe Ihrer Rechnungen sorgen.